Menu

vraagteken-wolk

Ledenadministratie via uw eigen website

Het onderbrengen van de ledenadministratie op internet biedt verenigingen een aantal voordelen. Dat geldt al helemaal voor kleinere verenigingen waar de ledenadministratie een klus is voor vrijwilligers uit de eigen vereniging.

Wat zijn die voordelen dan?

In het dagelijks gebruik: makkelijker en efficiënter

Wanneer bestuursleden en vrijwilligers gegevens uit de database met leden-gegevens nodig hebben, dan gaat dat vaak via export van data van de ledenadministratie-computer naar Excel spreadsheets die naar derden worden ge-maild of naar uitdraaien op papier. Dat is uit oogpunt van data-veiligheid minder gewenst, en leidt ook makkelijk tot dubbele administraties en gedoe met het bijwerken van de centrale database. Wanneer de ledenadministratie 'via internet toegankelijk' is, dan kunnen die gegevens makkelijk gedeeld worden, en werken vrijwilligers ook steeds met de actuele gegevens. Dus: geen duplicaat lijsten verouderde e-mail lijsten etc.

Maakt samenwerken makkelijker

Het doorgeven van een adreswijziging is voor veel leden net zo veel werk als het zelf bijwerken van de eigen adres-gegevens. En zo'n adreswijziging hoeft echt niet uit zicht te raken als u dat niet wilt: u kunt de software zo instellen dat u een attendering krijgt van een wijziging van gegevens door een lid van uw vereniging.
Gebruik maken van gegevens kan precies worden vastgelegd. Uw ledenadministratie ondersteunt het organiseren van bijeenkomsten en evenementen. Inschrijven voor een bijeenkomst en dan meteen een bevestiging terugsturen met de relevante teksten voor die bijeenkomst bij de mail. En ook een attenderings e-mail naar de organisatoren van die bijeenkomst. Iedereen is up to date en werkt met dezelfde en de juiste gegevens. Dat maakt samenwerken een stuk makkelijker en soepeler.

Minder gedoe met technisch onderhoud en back-ups

Computers en software verouderen en slijten. Alles blijft werken totdat files onderling niet meer 'compatibel' zijn, er iets stuk gaat, er steeds kleine en langzaamaan grotere foutjes en problemen opduiken. Vasthouden aan het bestaande lijkt wel veilig maar maakt op den duur de overgang naar nieuwe apparaten en nieuwe software dan weer moeilijker. Bij software op internet kunt u technisch onderhoud- en updates veilig uitbesteden. Zo houdt u onplezierige overgangstrajecten buiten de deur.

Zorgen over de Veiligheid

Opslag van gegevens op de harde schijf van de eigen computer, en op de eigen server van de organisatie voelt veilig en vertrouwd. De beveiliging die professionele hosters van internet gegevens inzetten is veel verdergaand dan wat u op dat punt zelf kunt realiseren.
Daar komt bij dat u ten allen tijde voor uw gemoedsrust een export van de relevante gegevens kunt uitvoeren. Back-ups naar uw eigen pc blijven dus mogelijk.

Back-ups op geregelde tijden, zijn op zich juist een sterk punt bij het beveiligen van gegevens die 'op internet staan'. Desgewenst kan elke dag een back-up gemaakt worden. En als u dat wilt vaker