Extra functie's

De gewone functies van een website kunnen aanzienlijk worden uitgebreid.
De extra mogelijkheden die we hier kort beschrijven zijn in onze ervaring vaak goed bruikbaar in de praktijk van een vereniging of een middelgrote non-profitorganisatie.
Meer informatie over:

Winkelwagentje

Heeft uw organisatie een overzichtelijk aantal 'eigen producten' voor de verkoop, dan kunnen wij voor u een winkelwagen-functie installeren. U heeft daarmee een goed bruikbare betaal-mogelijkheid op de website gekregen zonder de complexe installatie van een echte webwinkel.
Wij installeren daarvoor J2Store als simpele maar krachtige winkelwagen oplossing voor uw website. J2Store integreert zichzelf met gewone tekst-artikelen waardoor er aan elk artikel een prijskaartje gehangen kan worden. Op deze manier is het heel eenvoudig om artikelen om te zetten in producten.
Verdere mogelijkheden van J2Store zijn:

  • Orderbeheer
  • Facturatie
  • Uitgebreide winkelwagen functies
  • Transparant afreken proces

Voor betalingen kunt u gebruik maken van iDeal en van Paypal. Wij gebruiken daarvoor de JD iDeal plugin.

vragenEnquêtes

Het kan handig zijn om van een bepaalde kwestie te weten 'hoe dat ligt' bij uw leden. Dus u vraagt deze en gene die u zoal tegenkomt wat zij of hij er van vindt.
Een echte enquête is ook zowat: omslachtig duur en onzeker hoeveel leden daar op in zullen gaan.

Hoeft niet. Wij kunnen gebruiksvriendelijke vragenlijstsoftware integreren in uw eigen website.

U kunt hiermee vanuit de eigen website een complete enquête opzetten en uitvoeren. De component die wij hiervoor installeren heet Community surveys. Het kan een krachtig hulpmiddel zijn om uw leden in korte tijd te bevragen over een onderwerp naar uw keuze.

U voert zelf de enquête vragen in, en de component maakt het u vervolgens makkelijk om de enquête met een mailing onder de aandacht van uw leden te brengen. Zij kunnen dan via een directe link uw vragen beantwoorden. De component maakt zelf rapporten op van alle ontvangen antwoorden, en geeft ook een overzicht van mensen die wel en (nog) niet de enquête hebben beantwoord.

U kunt bij zeer uitgebreide enquêtes de opzet en uitvoering van uw enquête ook aan ons uitbesteden. Bij het realiseren van dergelijke enquêtes gebruiken wij Limesurvey, dat is speciale enquête-software. Limesurvey biedt mogelijkheden om een enquête geheel op maat te maken.

Online nieuwsbrief (mailinglijst)

Wanneer u e-mail heeft dan krijgt u vrijwel zeker ook online nieuwsbrieven in uw mail. Soms is zo'n nieuwsbrief gewenst, soms niet. De layout wil nog weleens slecht zijn, of zelfs onleesbaar wanneer u niet toestaat om foto's en andere afbeeldingen te laten zien als onderdeel van de nieuwsbrief.
Nieuwsbrieven moeten aan veel eisen voldoen tegenwoordig. Privacy van de ontvanger staat daarbij voorop. Er moet een knop zijn waarmee de ontvanger onmiddellijk de verzending kan beëindigen.
De opmaak van een nieuwsbrief stelt bijzondere eisen. De nieuwsbrief moet op allerlei formaten en via allerlei apparaten goed leesbaar zijn. Het maken van een betrouwbare en robuust leesbare opmaak is dan ook en vak apart geworden.

Wij gebruiken twee software pakketten voor nieuwsbrieven. Voor organisaties die voor een grotere gebruikersgroep uitgebreide nieuwsbrieven willen versturen gebruiken we Mailchimp. Daarbij besteden organisaties het maken en verzenden van nieuwsbrieven nog weleens in zijn geheel uit. Dan stuurt u ons uw teksten en verzorgen wij 'de rest'.
Voor meer informele en onder-elkaar nieuwsbrieven installeren wij TinyLetter als nieuwsbriefsoftware. Verwacht hierbij geen toeters en bellen qua opmaak. Verwacht wel een uiterst goed leesbare tekst met verrassende extra's. 
Juist de eenvoud van deze nieuwsbrief software maakt het u mogelijk om zaken zelf af te handelen. U kunt met een korte instructie dan gerust zelf aan de slag om nieuwsbrieven te schrijven. Versturen is een kwestie van op de knop drukken.

Voor beide software pakketten geldt dat op de website een inschrijf-mogelijkheid is voor uw leden of websitebezoekers om zich in te schrijven op uw nieuwsbrief. Deze inschrijvingen linken wij door met het geïnstalleerde en op maat gemaakte Mailchimp of TinyLetter pakket.

Forum

Binnen een website forum wisselen bezoekers van de website opvattingen, ideeën en ervaringen uit. Ze doen dit door het intikken en insturen van een vraag of een reactie op een al gestelde vraag van iemand anders. Vragen en antwoorden worden dan in een opeenvolgende rij gezet en zo kan dan een heen-en-weer discussie ontstaan.

Soms is die uitwisseling een kwestie van smaak of personlijke opvattingen, en dan kunnen discussies hoog oplopen en ook lang doorgaan.
Soms gaat het meer om het vinden van een oplossing bij een voorgelegd probleem, en is het probleem eenmaal opgelost dan is de discussie 'klaar'.

Voor beide soorten onderwerp kunnen wij een forum inbouwen in uw website.
Deze forum-componenten kunnen beide zo worden ingesteld dat alleen ingelogde leden van uw vereniging toegang hebben tot de discussies. Belangrijk is dat nieuwe berichten in een forum ook gevolgd kunnen worden door moderatoren. Wij kunnen het zo instellen dat één of enkele vrijwilligers van elk bericht een afschrift in hun e-mail krijgen. Dat maakt het mogelijk om zonder veel omslag een oogje te houden op discussies, en daar zo nodig ook op te reageren.
De forum componenten die wij gebruiken zijn beide geheel op maat in te stellen: wie heeft er toegang, wie beheren lopende discussies, welke hoofd-onderwerpen zijn aan de orde.

De forum component die voor open discussies het meest geschikt is, is Kunena.
Voor een forum waarbij het meer gaat om technische antwoorden bij technische vragen gebruiken wij de EasyDiscuss component.

Evenementenbeheer

De inzet van evenementenbeheer via de website maken het mogelijk om veel efficiënter bijeenkomsten te organiseren.

Deze software maakt het makkelijk om nieuwe evenmenten toe te voegen, zorgt er voor dat u eenvoudig zaken kunt regelen als registratie van deelnemers aan uw evenement, helpt bij de betaling van kosten van deelname en bij het per e-mail toesturen van een conferentie-pakket met relevante documenten en teksten.

Besloten ledengedeelte site

Uw website heeft een publiek deel. Dat is voor iedereen toegankelijk. U kunt één of meer extra gebieden in de website maken die alleen toegankelijk zijn voor mensen die eerst ingelogd hebben op de website.
Die besloten delen van de website kunnen in principe dezelfde functies bevatten als de publieke delen. Behalve teksten, foto's en afbeeldingen zijn dus ook video's, discussieforums, document-verzamelingen, enquêtes mogelijk.

U kunt zo diepergaande informatie beschikbaar maken voor mensen die bij u een streepje voor hebben: voor uw leden.

Aanmelden

Mensen die belangstelling hebben voor uw vereniging kunnen zichzelf op de website aanmelden als lid.
Daarvoor moeten ze eenmalig een aanmeldings-formulier invullen. Dat aanmeldingsformulier staat gewoon op de website.
Nadat het formulier is ingestuurd, ontvangt u een e-mail met de ingevulde gegevens, en als dat zo is ingesteld gegevens over de overgemaakte contributie-betaling. Vervolgens kunt u de aanmelding al of niet goed keuren.
Wanneer u de aanmelding afwijst, dan kunt u een motivatie geven voor de afwijzing, en wordt automatisch een e-mail met de afwijzing naar de aanvrager gestuurd.
Bij een goedkeuring krijgt de aanvrager een e-mail met de goedkeuring en meer informatie over het inloggen op de website. Daarmee heeft de goedgekeurde aanvrager onmiddellijk toegang tot de besloten delen van de website.

Inloggen


Login voor leden

Inloggen gaat met het invullen van een persoonlijke gebruikersnaam en een wachtwoord. Beide moet de aanvrager zelf uitkiezen.
Wanneer iemand zijn of haar inloggegevens kwijt is, dan kan via een automatisch programma een nieuwe gebruikersnaam worden aangemaakt en/of een nieuw wachtwoord. Daarbij is uw tussenkomst op geen enkel moment nodig.

Besloten toegang: er is veel mogelijk

Mogelijke groepenHet is mogelijk om verschillende gebruikersgroepen aan te maken. Per groep kunt u instellen welke delen van de website zichtbaar zijn. Ook kunt u instellen wat de beheers-rechten zijn voor een groep: alleen lezen en bekijken, of ook bewerken van inhoud van de website. Het is gebruikelijk om naast het publiek deel van de website een apart ledengedeelte te maken. Hier kunt u bijvoorbeeld huishoudelijke zaken van de verenging in weergeven. Documenten als jaarstukken bijvoorbeeld. Ook vinden verenigingen een eigen gedeelte dat alleen toegankelijk is voor bestuursleden is wel handig.
Daarnaast is het mogelijk om in te stellen wie de mogelijkheid heeft om in het overzicht van evenementen een evenement toe te voegen of te wijzigen. Hetzelfde geldt voor het toevoegen en bijhouden van nieuwsartikelen. U kunt zo meerdere 'redacteurs' van de website actief laten zijn.

Beheer contributie betalingen

Contributie betalingen moeten elk jaar gedaan worden. De penningmeester komt niet meer aan de deur om per kwartaal het contributiegeld te innen. Dat gaat gewoon via een overschrijving. Wat wel gebleven is, is de noodzaak om een goede administratie te voeren van die betalingen.

Contributiebeheer vanaf de website

Wij kunnen ccInvoices installeren om die klus makkelijker te maken.
Daarmee krijgt u een overzichtelijke en gebruikersvriendelijke manier om de administratie van de contributiegelden via de website af te handelen:

  • wij installeren de uitbreiding en maken die gebruiksklaar, daarbij maken we voor u ook een factuur-layout op maat;
  • u maakt en e-mailt nu gemakkelijk zelf alle facturen voor het innen van de contributies van uw verenigings-leden;
  • u doet dat vanuit uw website;
  • leden kunnen veilig online betalen met iDeal of Paypal, of via een klassieke overschrijving naar uw bankrekening;
  • u houdt op de website makkelijk een overzicht bij van ontvangen betalingen;
  • een herinnering versturen is een kwestie van 1 muisklik;
  • uw verenigingsleden kunnen zelf hun persoonlijke betalings-gegevens bekijken op de website.

Integratie van ledenadministratie en beheer van contributie betalingen

Wilt u het hele proces van inschrijving van nieuwe leden, het bijhouden van uw ledengegveens en het beheer van de contributie-betalingen verder automatiseren dan zijn daarvoor diverse mogelijkheden.

Geïntegreerde ledenadministratie: automatisch proces van aanmelden, contributie-betalingen, facturering en overzicht van ontvangen en uitstaande betalingen met Akeeba subscription en iDeal/Paypal betalingsmodule.

Geïntegreerde ledenadministratie als hiervoor voor ledengroepen boven de 10.000 leden, met extra mogelijkheden voor e-mail nieuwsbrieven, campagnes etc.: civicrm.

Ledenadministratie

Het in- en uitschrijven van leden. Het is een klus die elke vereniging jaar in jaar uit moet doen.

ordners
Het kan natuurlijk op de oude en gekende manier: een mooi rijtje ordners waarin u uitgeprinte inschrijf-formulieren opbergt, met ruimte voor handmatige veranderingen in adres, banknummer, of soms zelfs de naam. Als papieren back-up van uw Excel file waarin alles staat, en alles wordt bijgehouden.
Of wilt u het hele proces van inschrijving van nieuwe leden moderner aanpakken?

Een eenvoudige oplossing is een internet-formulier.
Wij maken voor u een formulier op-maat, daarmee beschikt u in één keer over alle voor uw vereniging relevante gegevens van een nieuw lid. Dat niet alleen: u kunt ook aangeven wie daarover per e-mail nader geïnformeerd wordt. Dat scheelt weer een hoop werk met-de-hand elke keer.
In onze ervaring vinden uw nieuwe leden het vaak prettig en gemakkelijk om zo'n formulier in te vullen als eerste stap in het lidmaatschap. Veel aanmeldingen vinden plaats buiten de reguliere kantoor uren, en daarbij helpt het idee dat je met het insturen van zo'n formulier niemand stoort.

U kunt in dat formulier ook meteen de eerste betaling van de contributiegelden laten plaatsvinden. Dat kan per onmiddellijk met iDeal of via Paypal, of via een gewone overschrijving.

Wij kunnen het zo voor u maken dat de gegevens uit het aanmeldings-formulier ook meteen gebruikt kunnen worden bij het bieden van toegang aan website onderdelen die alleen voor leden toegankelijk zijn, en/of voor het versturen van een welkomst-pakket met verdere informatie over de vereniging.